Privacy statement
- Smileffect
Als Europees marktleider op het gebied van tanden witten stelt Smileffect veilig tanden witten en klantenservice voorop. Daarbij hoort een verantwoordelijke en zorgvuldige behandeling van de persoonsgegevens van de klant. In dit privacy statement staat beschreven op welke manier Smileffect Nederland gegevens verzamelt en voor welke doeleinden deze gebruikt worden.
Als organisatie met een 40-tal aangesloten locaties wordt de klantdata middels een bewerkingsovereenkomst beschikbaar gesteld. Een klant die in meerdere vestigingen een Smileffect behandeling ondergaat, staat ook meerdere malen geregistreerd in de database. Het kan dus voorkomen dat een klant na uitschrijving nog communicatie ontvangt van een andere locatie.
Smileffect Nederland handelt altijd in overeenstemming met de wet en regelgeving. Omdat haar diensten, producten en communicatie continu worden verbeterd en geoptimaliseerd, kan deze privacy statement worden aangepast.
- Welke gegevens verzamelt Smileffect en waarvoor
Smileffect Nederland verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van haar klanten ten einde deze te kunnen informeren en zo een optimale dienstverlening te kunnen verlenen. Hieronder een overzicht van wat Smileffect Nederland verstaat onder optimale dienstverlening:
- Controle op de minimum leeftijd van 18 jaar
- Registratie van de individuele bezoekhistorie voor een optimaal persoonlijk advies
- Tegengaan van fraude
- Verbeteren van eigen diensten en communicatie
- Informatieverschaffing inzake aanbiedingen, acties, producten en andere Smileffect gerelateerde zaken
- Tonen van relevante reclameboodschappen
- Identificatie van de klant bij bezoeken aan de Smileffect locatie.
Hieronder wordt beschreven op welke momenten Smileffect data verwerkt:
2.1 Advies
Voor een persoonlijk advies wordt vastgesteld welke tandkleur tint de klant heeft. De uitkomst hiervan wordt bewaard bij de klantinformatie en alleen aangewend voor een optimale dienstverlening aan de betreffende klant.
2.2 Klantenservice
Wanneer men contact opneemt met de klantenservice via de Smileffect website kan naar onderstaande gegevens worden gevraagd om de klant zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn:
Betreffende Smileffect locatie, naam, e-mailadres, telefoonnummer, en de inhoud van het bericht.
In vervolgcommunicatie kan tevens gevraagd worden naar aanvullende gegevens. Deze gegevens worden vertrouwelijk behandeld en zijn alleen nodig om de betreffende vraag, klacht of suggestie zo goed mogelijk te behandelen en te beantwoorden.
2.3 Smileffect website
Wanneer men de algemene Smileffect website bezoekt, wordt door middel van analytische Cookies data verzameld om het functioneren van de website te analyseren en te verbeteren. Voor het tonen van relevante online-advertenties worden tracking Cookies ingezet. Hierbij worden geen persoonlijke gegevens opgeslagen, enkel gegevens om op basis van onlinegedrag relevantie advertenties te tonen.
2.4 Social media
Smileffect is op een aantal online platformen actief; Facebook, Instagram en Google producten. Wanneer men Smileffect volgt, of communiceert met Smileffect heeft Smileffect toegang tot de metadata die vanuit het platform beschikbaar wordt gesteld. Deze worden niet gekoppeld aan personen of data in de Smileffect database.
Online winacties
Deelnemers aan een actie op één van de online platformen van Smileffect Nederland, kan gevraagd worden naar aanvullende persoonlijke informatie. Deze gegevens worden alleen gebruikt om te communiceren over een uitslag.
2.5 Bezoek aan de Smileffect locatie
Cameratoezicht
In een aantal Smileffect locaties hangen beveiligingscamera’s voor de beveiliging van de locaties. De verkregen beelden worden alleen gebruikt voor het vastleggen van incidenten om de veiligheid van de klanten en het personeel te vergroten.
De camera’s zijn alleen gericht op algemene ruimtes in de Smileffect locaties. Bij het betreden van een Smileffect locatie is direct zichtbaar of camerabewaking aanwezig is.
Gebruik van Wifi in de Smileffect locatie
Wanneer men in een Smileffect locatie gebruikt maakt van het beschikbare Wifi netwerk, zal bij het verbinden duidelijk gemaakt worden welke gegevens benodigd zijn en waar deze voor gebruikt worden. De verkregen data wordt niet gekoppeld aan de Smileffect klantinformatie.
2.6 Informatie verzenden en promotie diensten van Smileffect
E-mailings
Wanneer men heeft aangegeven informatie, aanbiedingen en acties van Smileffect te willen ontvangen, zal met enige regelmaat een email nieuwsbrief worden toegestuurd, waarbij gestreefd wordt de inhoud zo relevant mogelijk te houden.
De frequentie van e-mailings kan variëren per Smileffect locatie en persoonlijke situatie. Bij elke e-mailing heeft men de mogelijkheid zich af te melden. Als men de nieuwsbrief van Smileffect ontvangt, worden de volgende gegevens verwerkt:
Voor- en achternaam, e-mailadres, voorkeurslocatie, klikgedrag.
Post
Als men zich aanmeldt voor mailing per post kan het voorkomen dat u op geselecteerde momenten post ontvangt van Smileffect met informatie over acties, advies of persoonlijke aanbiedingen. Hiervoor worden de volgende gegevens verwerkt:
Voornaam, achternaam, geboortedatum, postcode, huisnummer, woonplaats
Online advertenties
Wanneer men zich inschrijft bij Smileffect kan worden aangeven of Smileffect Nederland de betreffende klantgegevens mag gebruiken of juist uitsluiten voor het tonen van relevante online-advertenties. Deze data wordt geanonimiseerd gebruikt voor het versturen of het tonen van relevante content in samenwerking met derde partijen zoals Google, Facebook, Mailchimp en Sendgrid. Een klant kan in zijn account aangeven dat zijn data niet gebruikt mag worden.
2.7 Klanttevredenheidsonderzoeken
Wanneer men deelneemt aan een klanttevredenheidsonderzoek bij Smileffect wordt een aantal gegevens gebruikt voor de selectie en uitnodiging voor het onderzoek. De input zal geanonimiseerd verwerkt worden. Bij de selectie wordt de volgende data verwerkt:
Voornaam, achternaam, postcode, huisnummer, woonplaats, laatste bezoekdatum, Smileffect locatie
- Verstrekking aan derden
Smileffect maakt gebruik van diensten van derden om klantgegevens in te zetten voor online marketing, direct marketing, online-profiling of retargetting. Deze samenwerking is altijd vastgelegd in een bewerkersovereenkomst zodat voldaan wordt aan de technische en organisatorische eisen die Smileffect hieraan stelt. De samenwerkende partijen mogen de klantendata alleen in opdracht van Smileffect verwerken.
Concreet betekent dit dat klantgegevens slechts voor eenmalig gebruik aan een derde partij worden verstrekt wanneer deze partij de opdracht krijgt een mailing te versturen vanuit de naam Smileffect Nederland.
Smileffect Nederland verstrekt geen data aan derden mits dat vereist wordt op grond van wet- en regelgeving. Indien van toepassing wordt bij winacties het verstrekken van gegevens aan derden in de actievoorwaarden gecommuniceerd.
- Recht op aanpassing of om vergeten te worden
De klant is en blijft eigenaar van zijn/haar eigen data. Een klant heeft te allen tijde het recht om zijn/haar data in te zien, te bewerken of op verzoek te verwijderen.
In het geval dat een klant zijn gegevens wil laten aanpassen of verwijderen, kan contact opgenomen worden met Info@smileffect.nl. Een dergelijk verzoek zal maximaal binnen 4 weken in behandeling genomen worden.
- Databeveiliging
Smileffect heeft de plicht klantgegevens zo goed mogelijk te beveiligen en het aantal personen dat hier toegang toe heeft tot een absoluut noodzakelijk minimum te beperken.
De klantdata wordt op diverse manieren beschermd door diverse versleutelingsmaatregelen en een beproefde firewall. Dit beveiligingsproces wordt een aantal keer per jaar gecontroleerd door interne en externe specialisten.
- Hoe lang wordt data bewaard?
Smileffect bewaart persoonlijke data niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waartoe deze oorspronkelijk is verzameld.
Bij vragen kan contact worden opgenomen met Smileffect Nederland via info@smileffect.nl.